Le système d’exploitation de Microsoft regorge de fonctionnalités qui peuvent changer la vie d’un utilisateur. Deux experts vous guident vers une utilisation optimale de vos devices.
Même si le confinement semble désormais loin derrière nous, la période a laissé des traces et a d’ores et déjà marqué le futur de son empreinte, en faisant par exemple du télétravail une norme qui tend à se démocratiser à vitesse grand V. De nombreux salariés, étudiants ou chefs d’entreprise s’affairant au travail à domicile, que ce soit de façon épisodique ou plus régulièrement, ont adopté le système d’exploitation Windows 10 Pro. S’il est tout sauf un inconnu, l’OS possède de très nombreuses fonctionnalités. Certaines sont peu connues voire méconnues, et d’autres sont carrément impopulaires. Pourtant, nombreuses sont celles à pouvoir booster votre productivité en télétravail.
Pour dénicher les fonctionnalités et usages les plus pertinents avec lesquels vous pourriez sympathiser à l’avenir pour gagner en productivité et en sécurité, nous avons discuté avec Hervé Chiknagi, formateur commercial pour Microsoft et Arnaud Schlick, ingénieur avant-vente chez LDLC Pro.
Productivité et gain de temps : une pléiade de fonctionnalités
La première fonctionnalité pertinente de Windows 10 Pro correspond bien à la définition du commencement. Elle est celle qui va permettre de retrouver l’ensemble des fonctionnalités : la barre de recherche. « Elle permet de retrouver l’ensemble des documents, des applications et des fonctionnalités dont vous avez besoin, en tapant le nom du document, de l’application ou de la fonctionnalité, ce qui fait gagner énormément de temps car vous n’avez pas à chercher indéfiniment sur le disque dur les différents éléments qui s’y trouvent », explique Hervé Chiknagi.
Au rayon du gain de temps, on retrouve également la fonctionnalité Snap (à ne pas confondre, évidemment, avec le réseau social). « Partager son écran et afficher deux écrans simultanés permet de faire de la prise de données sur un fichier Excel, si vous travaillez sur Excel, ou de faire du Powerpoint, par exemple », relève le formateur Microsoft. « Cela permet de faire comme si vous travailliez sur des écrans complètement distincts l’un de l’autre. » Un moyen utile d’être plus productif, surtout dans le cas
où vous ne disposez pas d’un second écran.
Hervé Chiknagi apprécie aussi un autre outil de l’OS, outil qu’il utilise très souvent d’ailleurs : la calculatrice, qui a beaucoup évolué depuis les dernières versions. « En plus de faire des calculs standards, vous allez pouvoir aussi faire de la conversion de devises, de volumes, de longueurs, de températures, de surfaces ou encore d’énergies. » Ici, le gain de temps est une fois de plus à souligner, puisque la calculatrice de Windows 10 Pro évite d’avoir à basculer sur des pages web.
La fonctionnalité Timeline, elle, permet de retrouver l’ensemble des documents sur lesquels vous avez travaillé au jour le jour. Hervé Chiknagi explique qu’« à partir de la Timeline, vous avez aussi la possibilité de rajouter ce qu’on appelle un bureau virtuel. Imaginez que vous êtes sur deux environnements différents : l’un professionnel, l’autre personnel. Vous allez alors pouvoir complètement les dissocier, et ainsi utiliser celui que vous devez utiliser à tel ou tel moment, en fonction des actions que vous avez à mener. »
Arnaud Schlick, de son côté, apprécie tout particulièrement Microsoft OneNote, une fonctionnalité qu’il reconnaît utiliser toujours les jours. « Je peux laisser mes notes sur mon PC portable, continuer à les écrire sur mon téléphone et au final y avoir accès partout et les synchroniser avec tous mes devices », confesse-t-il. « Comme Arnaud l’a précisé, ajoute Hervé, on peut initier son travail via son smartphone et le finaliser avec son ordinateur portable, en partageant ses notes à l’ensemble de ses collaborateurs. »
Et puisque l’on parle de smartphone, on ne peut évidemment pas parler de OneNote sans évoquer l’application Votre téléphone, qui permet de lier son téléphone portable, peu importe sa marque ou son OS, à Windows 10.
On peut ainsi, depuis son PC, « envoyer des SMS, récupérer les dernières photos prises et avoir une interaction, une expérience commune entre votre smartphone et votre ordinateur. »
Arnaud utilise au quotidien ce qu’il qualifie lui-même d’outil « tout simple, tout bête. » Mais diablement efficace. Ditto (qui est un presse-papier de Windows 10) permet de retrouver, grâce aux touches Windows+V, ce qu’on a pu copier précédemment, ce qui est un excellent moyen de retrouver des documents, textes ou phrases perdues en cas de fermeture d’une fenêtre, par exemple.
Souvent incompris(e), Cortana a fait mieux que survivre. L’assistant personnel intelligent de Microsoft, inclus dans Windows 10 Pro, s’affirme petit à petit. « Tout le monde ne l’utilise pas encore, certes, mais moi je l’utilise essentiellement pour deux choses : d’abord pour gérer mon planning, car Cortana va pouvoir m’aider à choisir les bons créneaux en fonction des interlocuteurs que j’ai pu inviter et en fonction de mes disponibilités. Et je l’utilise ensuite pour lui demander de me trouver des dossiers, des documents sur mon ordinateur », détaille Hervé Chiknagi. En cas d’inefficacité de la barre de recherche, il suffit de s’adresser directement à l’assistant virtuel amateur de blagues de Toto.
“Hey Cortana, est-ce que tu peux me trouver le document…”
« Dans une entreprise, on passe en moyenne 1 journée par mois à chercher les documents. » C’est évidemment beaucoup, impressionnant même. Et si Cortana, une fois maîtrisé, peut apporter sa pierre à l’édifice pour gratter quelques secondes par-ci par-là et s’éviter des soucis d’emploi du temps, pourquoi s’en priver ?
« Ces dernières années, l’évolution de Cortana a été très importante. Aujourd’hui, l’assistant personnel se repose de plus en plus sur l’intelligence artificielle et est de plus en plus imbriqué avec les offres Microsoft 365, ce qui lui permet d’être véritablement votre assistance virtuelle et de pouvoir programmer, manager votre agenda, prendre des rendez-vous et gérer votre activité avec plus d’efficacité qu’avant », nous explique le formateur Microsoft.
Windows 10 Pro, aussi au service de la sécurité
Parmi les fonctionnalités utiles à la sécurisation de l’ordinateur sollicité par le télétravailleur, Windows Hello occupe une place de premier ordre. Elle fait disparaître le mot de passe au profit de la reconnaissance faciale et de le l’empreinte digitale. « Vous gagnez du temps car vous n’avez pas à taper vos mots de passe ni à vous souvenir d’eux. Et en termes de sécurité, avec Windows Hello, c’est vous qui devenez le mot de passe, justement grâce à la reconnaissance faciale et l’empreinte digitale. Du coup, votre identification est sécurisée, surtout quand on sait que le premier poste piraté dans une entreprise, c’est le poste utilisateur », rappelle Arnaud Schlick.
ll ne faut pas non plus oublier Windows Defender, qui est la solution antivirus historique de Microsoft. Elle est d’ailleurs « véritablement pertinente pour les PME, puisqu’elle repose sur deux facteurs principaux : elle va analyser les comportements les plus couramment utilisés lors d’attaques de malware, ransomware etc. Et grâce à l’intelligence artificielle, elle va analyser, en monde prédictif, les comportements aussi utilisés lors de cyberattaques », décrit Hervé Chiknagi.
Le spécialiste de Windows 10 Pro préconise d’associer à son PC une licence Office 2019 ou Microsoft 365. « Pourquoi ? Car à l’intérieur, vous allez retrouver Microsoft Teams, qui est l’outil de collaboration par excellence. » Le logiciel de visioconférence permet d’échanger des fichiers, de centraliser l’information, de discuter avec ses collaborateurs, de faire de la vidéoconférence. Un logiciel qui a connu une croissance folle ces derniers mois, grâce à un confinement qui a démocratisé l’usage de la vidéo à distance, dans le cadre du télétravail. Grâce à Teams, « un grand nombre d’entreprises ont pu perdurer et maintenir une activité de business ou de contact avec leurs clients, de manière transparente ».
